Далеко не у каждого предприятия есть свой автопарк, потому что это дополнительные расходы. В таком случае многие пользуются услугой проката авто, для выполнения рабочих задач. Затем все эти расходы на аренду фиксируются в отчётах и подаются руководству. Но нужно знать, как правильно вести учёт, поэтому далее рассмотрим основные правила оформления аренды автомобилей у юридических лиц.
Как оформляют арендные операции?
Приступать к оформлению аренды на сайте https://dlstrans.com.ua/ru/uslugi/pochasovaya-arenda-avto/ стоит с изучения составленного договора аренды, который заключается между компанией предлагающей услуги проката автомобилей и стороной их арендующей.
В этом договоре прописаны все условия, на которых арендодатель обязуется передать машину, в том числе и сроки её аренды, а также размер платы за услугу. На этом этапе стороны согласуют все детали договора, чтобы в дальнейшем не возникало спорных ситуаций. Если же какой-то пункт не устраивает одну из сторон, договор не подписывается.
В договоре аренды авто обязательно указывают:
- Марку авто, его состояние и стоимость. Также в документе должна быть указана рыночная стоимость машины, её модель, производитель и другие характеристики. Здесь же должен фиксироваться номер авто и технический паспорт, зарегистрированный в МВД.
- Сроки аренды. Можно договориться о бессрочном использовании машины, или о конкретных сроках, в зависимости от потребностей компании. Если в договоре указывается определённый срок, компания обязуется своевременно вернуть машину арендатору и не имеет право использовать её дальше, без продления договора.
- Стоимость услуги, которую определяет компания арендатор, учитывая марку авто и другие критерии. В подписанном ранее документе указывается размер арендной платы и возможность её изменения в одностороннем порядке, поэтому нужно внимательно читать все пункты договора.
Важно: Помимо основных условий аренды, в договоре есть ряд дополнительных пунктов, в которых определяется порядок ремонта и обслуживания авто. Если компания не планирует решать все эти вопросы за свой счёт, то лучше сразу оговаривать эти моменты с арендатором.
Оформлять акт приёма-передачи авто во время аренды необязательно, это требование больше актуально для аренды недвижимости. Но некоторые компании перестраховываются и составляют данный акт, как дополнительную гарантию.
Отдельным пунктом договора аренды считаются права и обязанности сторон. К примеру, арендатор обязуется предоставить клиенту авто в исправном состоянии и гарантирует его обслуживание за свой счёт, а клиент обязуется поддерживать это состояние и сдать авто в указанный срок.
Как документально оформить арендную плату?
После заключения договора аренды авто, нужно правильно отразить сделку в документах и отчётах компании, поэтому составляется отдельный первичный документ. Это основные требования Министерства финансов, обязательный для всех компаний, пользующихся данной услугой.
Чтобы не возникало проблем, специалисты рекомендуют составлять Акт выполненной работы, на основании которого и производится расчёт с компанией арендатором. Затем этот документ отдаётся на подпись уполномоченному лицу, чтобы узаконить сделку. Причём пописывает акт не только руководитель компании, пользующейся арендой, но и сам арендодатель.
После подписания договора и оплаты услуги, расходу фиксируются на внебалансовых счетах бухгалтерии, чтобы арендодатель мог снять её после окончания срока аренды автомобиля. По аналогичной схеме оформляется аренда и в компаниях, предоставляющих услуги аренды, но есть свои нюансы, о которых также нужно знать.